Informação Documentada ISO9001:2015

Informação Documentada na Prática

Com a publicação da nova versão da ISO 9001:2015, trouxe mais flexibilidade para as organizações tratar da documentação no seu Sistema de Gestão da Qualidade. Assim vamos apresentar nesse artigo como implementar o atendimento desse requisito.

Logo na cláusula 7.5.1 Generalidades a norma diz o que  são informações documentadas a serem tratadas no Sistema de Gestão da Qualidade e que estas devem ser adequadas ao tipo, porte, ramo de atividade, complexidade do processos e competência do pessoal.

Na versão 2015, a norma juntou os antigos requisitos de documentos e registros em um só. O que requer atenção na leitura dessa cláusula.

Em 7.5.2 Criando e atualizando não temos muita novidade pois, tudo o que é solicitado nesse requisito já fazemos na prática, pois nenhum de nós emite documentos sem título ou referências, o formato do mesmo também já definimos seja eletrônico ou físico. E, por fim as aprovações, que com certeza ao ler esse item você vai notar que seus documentos e registros já atendem as solicitações.

Já o 7.5.3.1 Controle da Informação Documentada  começa aí a confusão pois, desse ponto em diante é necessário atentarmos quando ela se refere a documento e quando é registro.

Na alínea “a” estar disponível e adequada para uso se refere aos documentos.

Na alínea “b” protegida suficientemente se refere aos registros gerados.

E por fim o 7.5.3.2 nos remete ao seguinte:

Alínea “a” distribuição refere a documento; acesso, recuperação e uso refere a registros.

Alínea “b” armazenamento e preservação se refere a registros.

Alínea “c” controle de alterações se refere a documentos.

Alínea “d” retenção e disposição se refere a registros.

Lembro que todo formulário “em branco” é um documento do Sistema de Gestão da Qualidade. A partir do momento que é preenchido se torna registro.

Finalizando esse requisito as informações documentadas de origem externa já controlamos como tal, importante sabermos qual é a documentação externa aplicável, que vai acessar e como será atualizada. Muitas dessas informações são leis, códigos e portaria em diferentes níveis e âmbitos muitas vezes acessados via internet.

Espero que tenha proporcionado uma melhor visão da aplicação desse requisito na prática.

Por Douglas Danilo

Gestor da Qualidade

Auto Ônibus Circullare de Poços de Caldas.

Cliente de Treinamentos SantaISO desde 2010.

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